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紙質(zhì)實驗記錄復(fù)制及電子記錄有哪些要求

紙質(zhì)記錄和電子記錄的管理要求

1、 紙質(zhì)記錄管理要求

1、記錄文件的設(shè)計與創(chuàng)建應(yīng)當(dāng)滿足實際用途,樣式應(yīng)當(dāng)便于識別、記載、收集、保存、追溯與使用,內(nèi)容應(yīng)當(dāng)全面、完整、準(zhǔn)確反映所對應(yīng)的活動。

 2、規(guī)定記錄文件的審核與批準(zhǔn)職責(zé),明確記錄文件版本生效的管理要求,防止無效版本的使用。

 3、記錄文件的印制與發(fā)放應(yīng)當(dāng)根據(jù)記錄的不同用途與類型,采用與記錄重要性相當(dāng)?shù)氖芸胤椒ǎ仨毞乐箤τ涗涍M(jìn)行替換或篡改。

 4、明確記錄的記載職責(zé),不得由他人隨意代替,并采用可長期保存、不易去除的工具或方法。

 原始數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)直接記載于規(guī)定的記錄上,不得通過非受控的載體進(jìn)行暫寫或轉(zhuǎn)錄。

 比如:不允許找一張白紙來替代記錄表格。

 5、 記錄的任何更改都應(yīng)當(dāng)簽注修改人姓名和修改日期,并保持原有信息清晰可辨。必要時說明更改的原因。

 6、記錄的收集時間、歸檔方式、存放地點、保存期限與管理人員應(yīng)當(dāng)有明確規(guī)定,并采取適當(dāng)?shù)谋4婊騻浞荽胧?。記錄的保存期限?yīng)當(dāng)符合相關(guān)規(guī)定要求。

 比如:原始記錄要求至少保存6年。

 7、記錄的使用與復(fù)制應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)措施防止記錄的丟失、損壞或篡改。

 復(fù)制記錄時,應(yīng)當(dāng)規(guī)定記錄復(fù)制的批準(zhǔn)、分發(fā)、控制方法,明確區(qū)分記錄原件與復(fù)印件。

 8、 應(yīng)當(dāng)確定適當(dāng)?shù)挠涗涗N毀方式,并建立相應(yīng)的銷毀記錄。

 比如:不可以由實驗室的保潔阿姨銷毀記錄。

 2、電子記錄管理要求

   1、采用電子記錄的計算機(化)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)滿足以下設(shè)施與配置:

 1)安裝在適當(dāng)?shù)奈恢?,以防止外來因素干擾;

 2)支持系統(tǒng)正常運行的服務(wù)器或主機;

 3)穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和可靠的信息安全平臺;

 4)實現(xiàn)相關(guān)部門之間、崗位之間信息傳輸和數(shù)據(jù)共享的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;

 5)符合需求的應(yīng)用軟件與相關(guān)數(shù)據(jù)庫;

 6)能夠?qū)崿F(xiàn)記錄操作的終端設(shè)備及附屬裝置;

 7)配套系統(tǒng)的操作手冊、圖紙等技術(shù)資料。

 2、采用電子記錄的計算機(化)系統(tǒng)至少應(yīng)當(dāng)滿足以下功能要求:

 1)保證記錄時間與系統(tǒng)時間的真實性、準(zhǔn)確性和一致性;

 2)能夠顯示電子記錄的所有數(shù)據(jù),生成的數(shù)據(jù)可以閱讀并能夠打?。?/span>

 3)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期備份,備份與恢復(fù)流程必須經(jīng)過驗證,數(shù)據(jù)的備份與刪除應(yīng)有相應(yīng)記錄;

 4)系統(tǒng)變更、升級或退役,應(yīng)當(dāng)采取措施保證原系統(tǒng)數(shù)據(jù)在規(guī)定的保存期限內(nèi)能夠進(jìn)行查閱與追溯。

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