原始記錄的要求
1.所有記錄應清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質、丟失的適宜環(huán)境的設施中。應規(guī)定記錄的保存期。
2.所有記錄應予安全保護和保密。
3.每項檢測或校準的記錄應包含充分的信息，以便在可能時識別不確定度的影響因素，并確保該檢測或校準在盡可能接近原條件的情況下能夠重復。記錄應包括負責抽樣的人員、每項檢測和/或校準的操作人員和結果校核人員的標識。
4.觀察結果、數(shù)據(jù)和計算應在產(chǎn)生的當時予以記錄，并能按照特定任務分類識別。
5.當記錄中出現(xiàn)錯誤時，每一錯誤應劃改，不可擦涂掉，以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動應有改動人的簽名或簽名縮寫。
具體我們要從如下的方面去做
1、空白原始記錄編制及修訂的規(guī)范
原始記錄的編制要品種齊全、信息完整、方便實用、設計合理。首先實驗室技術負責人和質量負責人應對檢測記錄的格式作出統(tǒng)一規(guī)定，然后組織有豐富實際工作經(jīng)驗的人員按照相關的標準規(guī)范和方法及檢測工作的實際情況編寫好各種空白檢測記錄草稿。在此基礎上由質量管理部門會同相關科室負責人對空白檢測記錄草稿的全面性、有效性、協(xié)調(diào)性進行嚴密的審核,并根據(jù)審核意見作出相應修改后交技術負責人批準。
在使用過程中如需修改空白檢測記錄,使用科室或人員應提出申請,編制好修改稿草稿后交質量管理部門,由質量管理部門組織相關科室負責人對其進行重新審核,審核通過后交技術管理人批準實施。批準實施的修改稿由質量管理部門重新標注唯一性標識(編號同原記錄、版次應有別于原記錄) 、替換原有的記錄并組織印制;向使用科室或人員發(fā)出原有記錄作廢的通知、收回原有的記錄、發(fā)放修改后的檢測記錄供相關人員使用。
2. 原始記錄書寫及修改
原始記錄的書寫應字跡應工整清晰、準確無誤,并保留適當?shù)男芯?span style="font-size: 14px; font-family: Calibri;">,為更改留有一定的余地；無可填寫的內(nèi)容,應填“無”或“/ ”，不得有空項；原始記錄應使用規(guī)范的專業(yè)術語，盡量不要出現(xiàn)不確定量（如1～2滴，5～10ml），計量單位應采用國際標準計量單位，有效數(shù)字的取舍應符合實驗要求；常用的外文縮寫（包括實驗試劑的外文縮寫）應符合規(guī)范，首次出現(xiàn)時必須用中文加以注釋；所有的記錄須用藍色或黑色字跡的鋼筆或簽字筆書寫。不得使用鉛筆或其它易褪色的書寫工具書寫。另外，原始記錄應有實驗人員簽名，所有簽名必須由本人完成，不能代簽。
原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數(shù)據(jù)。如必須修改，應在修改處按體系文件的要求修改，需要劃改，保證修改前的記錄能夠辨認，并應由修改人簽名(更改僅限于檢測或編制人員本人，復核和審核人員不得自行更改檢測原始記錄的有關信息或數(shù)據(jù));對檢測過程中因故作廢的檢測記錄也應予以保留,確保檢測記錄的原始真實、完整準確、清晰整齊,相關的數(shù)據(jù)、信息均能有據(jù)可查,溯源無誤。
3. 原始記錄的原始性
檢測人員必須按照做有痕、追有蹤、查有據(jù)的總體要求填寫檢測原始記錄,檢測記錄要邊實驗邊記錄，不可漏記、抄記、事后補記或轉抄。原始記錄中不僅要記錄標準正文描述的實驗結果內(nèi)容，更要將實驗過程中觀察到的現(xiàn)象，異常現(xiàn)象的處理，產(chǎn)生異常現(xiàn)象的可能原因及影響因素的分析等進行完整的記錄；同時，每個檢測項目開始前應首先記錄這個項目的實驗目的。實驗結束后也應該對結果進行分析，并得出明確的結論。
4. 原始記錄的可溯源性
檢測原始記錄內(nèi)容包括溶液、儀器、試劑、對照品、圖譜、表格等多項內(nèi)容，每一項內(nèi)容記錄都必須具有可溯源性。
（1）溶液：常用的溶液有標準滴定液、標準pH緩沖液、標準比色液、標準鉛溶液、標準砷溶液等等。使用到這些溶液時，要在原始記錄中注明其來源，并應能在另外的記錄本中追溯到配制、標定等記錄；
（2）儀器：實驗過程中應做好儀器的使用記錄，原始記錄應與儀器使用登記相對應。
（3）試劑：一些特殊試藥（毒、麻、精、放）的領用登記應與實驗原始記錄相對應。
（4）對照品：應記錄其來源、批號和使用前的處理；用于含量(或效價)測定的，應注明其含量(或效價)和干燥失重(或水分)。
（5）圖譜、表格：隨著分析儀器的進步，數(shù)據(jù)采集和處理軟件的功能越來越強大，每一次檢測，系統(tǒng)會記錄下很多信息，通常會選擇：樣品編號、采集時間、存盤路徑、打印時間、方法、操作者等信息，打印出來，必要時粘貼在記錄紙上，不宜粘貼的，可另行整理裝訂成冊并加以編號，同時在記錄本相應處注明。